Автоматизация учета рабочего времени

Одной из главных причин снижения эффективности работы предприятия является неэффективное использование рабочего времени и нарушения трудовой дисциплины сотрудниками – постоянные опоздания, отлучки во время рабочего дня, уходы раньше окончания графика работы, «прикрытия» опоздавших и т.п.

Автоматизация учета рабочего времени позволяет сократить трудозатраты на составление табеля и исключить влияние человеческого фактора.

Организовать контроль рабочего времени сотрудников в офисе либо на предприятии позволит специальный терминал учета рабочего времени. Терминал включает в себя контроллер регистрации со встроенными считывателями для регистрации прихода/ухода и программу учета рабочего времени. Терминал не предполагает использование замков или турникетов. Контроллерами могут быть оборудованы одна или несколько точек регистрации времени прихода/ухода. Сотрудники, приходя на работу и уходя с нее, предъявляют карты доступа контроллеру. На ЖК-дисплее терминала отображаются событие, данные владельца карты или номер карты. Опоздания, преждевременные уходы, ошибки, когда, например, сотрудник случайно регистрирует вместо «входа» «выход», выделяются цветом и сопровождаются звуковым сигналом.

Автоматизация учета рабочего времени

Данные о времени прохода запоминаются и передаются в программное обеспечение. На основе полученных данных могут быть сформированы необходимые отчеты о нарушениях дисциплины труда, а также табель рабочего времени сотрудников. Для более корректного ведения учета рабочего времени программное обеспечение должно поддерживать интеллектуальный алгоритм учета - многосменные и скользящие графики работы, возможность внесения оправдательных документов и переработки, время отпусков и т.п.

Терминал также можно использовать и при организации учета рабочего времени на крупных предприятиях с отдаленными от проходной помещениями. В таком случае контроллер регистрации размещается непосредственно перед входом в цех, кабинет, расположенный на другом этаже, и т.п. Это позволит фиксировать реально отработанное время, исключив время, которое требуется рабочим на смену одежды или на путь от проходной до рабочего места.

Кроме того, с помощью программного обеспечения можно усилить контроль рабочего времени для предотвращения прогулов. Например, если сотрудник пытается предъявить карту доступа отсутствующего на работе коллеги на входе в цех, контроллер не зарегистрирует такое предъявление, так как карта не была предъявлена на проходной. Сотрудники крупных предприятий, приходя на работу, предъявляют карты сначала на проходной, а затем при входе на рабочее место контроллерам регистрации. Уходя с работы, сотрудники предъявляют карту терминалу, а потом на проходной. При нарушении последовательности на ЖК-дисплее контроллера высвечивается информация об ошибке, предупреждающая о нарушении зональности.

Организовать автоматический учет рабочего времени можно и на базе оборудования контроля и управления доступом, что приводит к значительному уменьшению срока окупаемости системы.

Автоматизация учета рабочего времени

Для прохода через преграждающие устройства (тумбовые, роторные, турникеты-триподы, электронные проходные) или устройства запирания дверей (электромеханические замки) сотрудники используют карты доступа. Приходя на работу и уходя с работы, они предъявляют свои карты считывателям. Все факты входов и выходов запоминаются в системе и в дальнейшем используются для формирования дисциплинарных отчетов и табеля рабочего времени.

Многочисленные исследования показали, что средний срок окупаемости затрат на организацию автоматического учета рабочего времени составляет 2-3 месяца за счет сокращений нарушений трудовой дисциплины.