Эффективный способ расчета рабочего времени

Каждая организация обязательно ведет учет рабочего времени сотрудников. На крупных предприятиях создается специальное структурное подразделение. В офисах, как правило, эту функцию поручают секретарю. Но зачастую при заполнении табеля вручную могут быть допущены ошибки, либо специалисты намеренно «прикрывают» своих друзей, проставляя 8-ки во время отсутствия сотрудника на работе.

Автоматизация учета рабочего времени (УРВ) позволит корректно учитывать только реальное присутствие сотрудника на рабочем месте в рамках его графика и исключить влияние человеческого фактора, ведь с программой не поспоришь и не уговоришь, сославшись на личные проблемы.

Организовать учет рабочего времени можно двумя способами: на базе оборудования системы безопасности для организаций и при помощи специального терминала учета рабочего времени.

В первом случае можно организовать регистрацию на входе в помещение и на проходной с установленными преграждающими устройствами – электронными замками на двери и турникетами (стоит обратить внимание на модели со встроенными считывателями и картоприемником для турникетов, т.к. это позволит оптимизировать расходы на оборудование проходной). Для прохода на охраняемый объект сотрудники пользуются бесконтактными картами доступа. Данные о времени прохода запоминаются и передаются в программное обеспечение. На основе полученных данных формируются необходимые отчеты о нарушениях дисциплины труда, а также табель рабочего времени сотрудников.

Эффективный способ расчета рабочего времени

Минимальным решением для организации УРВ является установка контроллера учета времени с двумя встроенными считывателями и часами реального времени. Терминал не предполагает использование замков или турникетов. Контроллерами оборудуются одна или несколько точек регистрации времени прихода/ухода. С помощью терминала сотрудники в обязательном порядке регистрируют приход на работу и уход с работы своими картами доступа.

Эффективный способ расчета рабочего времени

Кроме работ по установке и монтажу систем безопасности, для автоматизированного учета рабочего времени на предприятии необходимо с помощью программного обеспечения создать графики работы для сотрудников или групп сотрудников, а также указать для каждого из графиков работы те контроллеры, вход/выход через которые будут соответствовать приходу/уходу с рабочего места.

Специальное программное обеспечение поддерживает многосменные и скользящие графики работы, обеспечивает корректный учет рабочего времени при самых различных видах трудового распорядка.

Для каждого сотрудника должна быть предусмотрена возможность на определенный период времени изменить график работы на другой с автоматическим возвратом к прежнему графику. Это удобно, например, при временном переводе в другую бригаду или смену. Кроме того, необходима возможность ввода оправдательных документов и нарядов на сверхурочные работы, что позволит учитывать отсутствие сотрудников по уважительным причинам и корректно составить табель учета рабочего времени. Исходя из данных этого табеля, сотрудник, формирующий отчеты по отработанному времени для начисления заработной платы, готовит зарплатные ведомости, на основании которых производится оплата труда персонала компании.

Программное обеспечение позволяет вести журнал отработанного времени, в котором отражается информация по каждому сотруднику за определенный период: время присутствия и отсутствия сотрудника на предприятии, время нахождения на рабочем месте в соответствии с его графиком работы, время переработки. Кроме того, журнал позволяет вывести баланс отработанного времени - удобный инструмент для оперативного контроля, показывающий, отработал ли в целом сотрудник положенные ему рабочие часы.

Использование баланса позволяет вести учет рабочего времени без жесткой привязки к графику работы, допуская отклонения в окончании и начале рабочего дня, лишь бы в целом за учетный период сотрудник отработал положенное время.

Если сотрудник отсутствовал по каким-либо причинам, то система также позволяет вводить и редактировать данные на основе оправдательных документов.

Автоматизация учета рабочего времени может применяться и в системах учета для учебного центра (в школах, лицеях, колледжах), когда необходимо вести учет не только учителей (работников), но и учащихся. В базу данных системы заносится расписание уроков. Информация о времени прихода и ухода ученика сравнивается с расписанием уроков, содержащимся в его личной карточке. На основании сравнения можно построить отчет о посещаемости, выявить опоздания и прогулы, а также учитывать отсутствие ученика по уважительной причине, по болезни или по записке от родителей. Данные о времени прихода и ухода ребенка из учебного заведения могут автоматически отправляться с помощью программы в электронный кабинет родителя на портале «Электронный дневник» (при условии возможности интеграции системы безопасности с «Электронным дневником»).